Hva inngår i en driftsavtale for møterom?

En driftsavtale for møterom betyr at noen følger med på rommene deres hele tiden og retter feil før de stopper et møte. Den bør dekke overvåking av hver komponent, feilretting over nett, oppdatert programvare, service og vedlikehold, og ett sted å ringe når noe er galt. Under går vi gjennom hva hvert punkt betyr i praksis, og hva dere bør spørre om før dere signerer.

Hvorfor trenger møterom en driftsavtale?

Skjerm, kamera, mikrofoner, styrepanel og romsystem er små datamaskiner. De får oppdateringer, mister nettverk og endrer innstillinger. Når Zoom eller Microsoft Teams kommer med en ny versjon, må rommet følge med.

Uten avtale merker dere feilen først når noen sitter i rommet og møtet ikke starter. Starten av møtet går med til feilsøking, og ofte blir møtet flyttet. Med en driftsavtale snur rekkefølgen. Leverandøren ser feilen og retter den, og brukerne merker det bare ved at rommet virker.

Hva bør en driftsavtale for møterom inneholde?

Avtalene varierer mye. Disse fem punktene bør være med.

Overvåking av hver komponent

Leverandøren bør se status på hver skjerm, hvert kamera og hver mikrofon. Når en komponent slutter å svare, går det et varsel, og feilsøkingen starter med en gang. Spør om overvåkingen dekker alle rommene og alle komponentene, eller bare romsystemet.

Feilretting over nett

De fleste feil i et møterom kan rettes uten at noen reiser ut. Med sikker tilgang over nett kan leverandøren starte utstyr på nytt, endre oppsett og rette innstillinger. Må noen på stedet, bør de komme forberedt, med riktig del og en klar diagnose.

Oppdatert programvare

Møteplattformene endrer seg flere ganger i året. Avtalen bør si hvem som holder programvaren på romsystem, kamera, mikrofoner og styrepanel oppdatert, og at oppdateringer testes før de rulles ut. Da stopper ikke rommet av en oppdatering som skulle gjøre det bedre.

Service og vedlikehold

Utstyr slites og må av og til byttes. Avklar om service og vedlikehold av maskinvaren er inkludert i avtalen, eller om det faktureres per gang. Spør også hvem som har oversikt over manualer, produktark og hva som er installert i hvert rom.

Ett sted å ringe

Brukerne og IT-avdelingen bør ha ett nummer, én e-postadresse og et team som kjenner rommene. Avtalen bør beskrive hva som skjer med en henvendelse: hvem som tar den, når den går videre, og hvordan dere holdes oppdatert til saken er løst.

Hva bør dere avklare før dere signerer?

Disse spørsmålene viser hva avtalen dekker i praksis.

Hvilke rom og hvilket utstyr dekkes? Avtalen bør ha en liste over rom og komponenter. Utstyr som kommer til senere, bør kunne legges inn uten ny forhandling.

Hvordan prioriteres feil? Et styrerom som må virke klokka åtte, og et lite samtalerom trenger ulikt nivå. Be om at prioriteringen står skriftlig, og at den passer hvordan dere bruker rommene.

Hva med support utenom vanlig arbeidstid? Brukes rommene tidlig, sent eller i helgene, bør dere avtale hvordan de dekkes. Det kan gjelde hele året eller en periode, for eksempel rundt en stor konferanse.

Hvem gjør endringene? Når et rom skal ha nytt oppsett, en ny plattform eller flere brukere, bør avtalen si om endringen gjøres over nett som en del av driften.

Hva får dere vite? En god leverandør forteller hva som skjedde og hva som ble gjort. Spør hvordan dere får oversikt over feil og tiltak over tid.

Driftsavtale eller support per sak?

Support per sak passer når dere har få rom, egne folk som kan teknikken, og tåler at et rom står i en dag. Dere betaler når noe er galt, og feilsøkingen starter når noen har meldt fra.

En driftsavtale passer når rommene brukes hver dag og et møte som ikke starter, koster noe. Leverandøren følger med hele tiden, holder rommene oppdatert og kjenner anlegget når noe skjer. Med mer enn en håndfull møterom er det som regel den enkleste måten å holde rommene i gang på.

Slik ser det ut i praksis

Ved Lovisenberg Diakonale Høgskole drifter Meetcon 60 installasjoner, i tillegg til simulatorsenteret. Vi har ansvaret for alle komponentene og systemene vi har levert, og høgskolen trenger ingen egne AV-teknikere. Forelesninger og simuleringer starter som planlagt.

I driftsavtalen vår er service og vedlikehold av maskinvare og programvare inkludert. Les hvordan Meetcon Remote Support følger med på rommene under drift og support. Planlegger dere nye rom, lønner det seg å tenke drift fra starten. Se hvordan vi bygger møterom med lik betjening fra rom til rom, eller ta helsesjekken for møterom for en rask vurdering av rommene dere har i dag.