Sjekkliste før overtakelse av AV-anlegg

Før dere tar over et nytt AV-anlegg, bør hvert rom være testet med ekte møter, dokumentasjonen overlevert, lisensene registrert på dere og driften i gang. Det som mangler ved overtakelsen, er vanskeligere å få rettet etterpå. Bruk listen i anbud, i byggemøter og på selve overtakelsen.

Er rommene testet slik de skal brukes?

En funksjonstest skal vise at rommet virker for brukerne, med møtene de har i kalenderen.

• Start et planlagt møte fra panelet i hvert rom, på plattformen dere har valgt.
• Bli med i et møte på en annen plattform som gjest, hvis rommene skal brukes til det.
• Koble til egen PC med kabel og trådløst, og del skjerm.
• Sjekk at de på nett hører alle rundt bordet, også de som sitter lengst unna.
• Sjekk at kameraet viser alle i rommet og følger den som snakker, der det er levert.
• Test styring av lys, gardiner og lerret der det er koblet til AV-anlegget.
• I saler: test mikrofoner, opptak og sending, og bytt mellom lokal presentasjon og hybridmøte.

Skriv ned avvik rom for rom, med en frist for når de skal være rettet.

Har dere fått dokumentasjonen?

Dokumentasjonen er det som gjør at noen andre enn installatøren kan feilsøke anlegget om et år.

• Tegninger og romoversikt som viser hva som er installert hvor.
• Liste over alt utstyr per rom, med serienummer.
• Kabel- og nettverksoversikt, også hvilke porter og adresser anlegget bruker.
• Brukerveiledning for hver romtype, kort nok til å henge i rommet.
• Manualer og produktark samlet på ett sted.
• Pålogginger og passord overlevert på en sikker måte, aldri i en vanlig e-post.

Står lisenser og kontoer på dere?

Romsystemer, møteplattform og styringsprogramvare har lisenser og administratorkontoer.

• Lisensene er registrert på virksomheten, med riktig fornyelsesdato.
• Dere har administratortilgang til møteplattformen og romsystemene.
• Leverandørens tilgang er avtalt og dokumentert.
• Garantien er registrert, og dere vet hvor lenge den varer.

Vet brukerne og IT-avdelingen hva de skal gjøre?

• Nøkkelbrukere har fått opplæring i rommet de skal bruke.
• IT-avdelingen vet hva leverandøren gjør, og hva de gjør selv.
• Det henger en kort veiledning og et supportnummer i hvert rom.

Er driften i gang fra første dag?

De første ukene i bruk avdekker ofte feil som testen ikke fanget. Driften bør derfor starte samme dag som dere tar over.

• Alle rom og komponenter er lagt inn i overvåkingen.
• Programvaren er oppdatert til siste godkjente versjon.
• Dere vet hvem dere ringer, og hvordan en henvendelse blir fulgt opp.
• Driftsavtalen omfatter alle rommene i leveransen.

I Urtegata 9 har møtesenteret som leietakerne deler, vært i drift siden høsten 2024, med Meetcon Remote Support fra første dag.

Hvem bør være med på overtakelsen?

Ta med en som skal bruke rommene, en fra IT og en fra eiendom eller drift. Brukeren ser om rommet er lett å forstå. IT ser om nettverk og kontoer er riktige. Drift ser om dokumentasjonen holder.

Vil dere ha hjelp til å følge opp en AV-leveranse fra start til overtakelse, kan dere lese om prosjektstyring av AV. Hvordan vi holder rommene i gang etterpå, står under drift og support.